Las cuentas de la empresa al día

Una buena contabilidad es indispensable para conocer la salud financiera de la empresa y mantenerla en óptimas condiciones. A pequeña escala, la contabilidad no debería suponer un problema, pues se trata de algo básico que, a nivel particular o doméstico e incluso para un autónomo, puede resultar sencillo. Sin embargo, a mayor escala, llevar la contabilidad al día y hacer una correcta gestión de la economía empresarial, puede convertirse en una tarea de gran complejidad.

Como no somos contables, hemos preguntado a este experto asesor en Bilbao, Martin Laucirica, profesionales dedicados a la asesoría empresarial de todo tipo, entre las que se incluye la contabilidad. Dentro del mundo empresarial, es crucial realizar auditorías de cuentas para hacer una correcta evaluación del estado financiero y operativo de la empresa en cuestión. La tan temida palabra auditoria no es más que un proceso de revisión de los registros financieros, contables, fiscales y los gastos operativos que tiene toda empresa. Mediante este proceso de revisión, es posible hacer una identificación sobre los posibles problemas o riesgos potenciales que puedan surgir en la corporación.

En lugar de tener temor ante las auditorias, hay que tener confianza en ellas, pues van a proporcionar al empresario toda la información financiera relevante para la evolución de la empresa. A través de este tipo de análisis, es posible obtener datos muy relevantes para mejorar la eficiencia de los procesos internos y reducir los posibles riesgos operativos.

A razón de quien realice la auditoria, encontramos dos posibilidades: auditoría interna y auditoría externa (la más temida). La primera de ellas, se realiza por los propios empleados y se hace de forma regular; la segunda, se lleva a cabo por auditores externos independientes.

En pocas palabras, la auditoría de cuentas, tiene como finalidad, identificar y evaluar los riesgos asociados a la propia actividad empresarial y la validez de su información financiera. Además, gracias a ella, es posible proporcionar una imagen clara y definida de los controles internos, ayudar en la supervisión del gasto y controlar los viáticos, al mismo tiempo que permite identificar las posibles oportunidades de crecimiento.

A tener en cuenta en una auditoría contable

Llegado el momento de someter las cuentas de la empresa a una auditoría, es posible que en la revisión se incluyan aspectos tales como los registros contables y financieros, la identificación de errores y amenazas de fraude, la gestión del riesgo o el cumplimiento de las normas y regulaciones pertinentes.

A estos factores, es posible que sea necesario añadir revisiones sobre los procesos internos y la evaluación de la eficiencia operativas para ofrecer sugerencias sobre posibles mejoras, como puede ser la digitalización de los gastos o la automatización del mismo registro de las operaciones económicas.

En resumen, una auditoría ofrece la oportunidad de mejorar el rendimiento financiero y garantizar la salud económica del negocio, para que se mantenga prospero.

La importancia de estos procesos de revisión, reside en que constituyen un diagnóstico, sobre los aspectos citados con anterioridad. Realizando auditorías de forma periódica y paulatina, es posible prevenir los riesgos que se puedan presentar y ayudar a identificar las anheladas oportunidades de negocio o mejora. A su vez, permiten cumplir con la normativa vigente en cada momento, en materia legal y fiscal, aspectos que constituyen un gran beneficio a largo plazo.

Someter a la empresa a una autoría contable, ayuda a la misma a garantizar la transparencia y la honestidad de los directivos de la empresa. Al contratar un equipo externo para realizar el trabajo y que sean los encargados de examinar las finanzas de la empresa, es más fácil detectar y prevenir posibles prácticas fraudulentas, irregulares o corruptas dentro de la empresa. Así mismo, permiten o ayudan a identificar las opciones para maximizar el aprovechamiento de todos los recursos de los que dispone la empresa, para reducir los costes y mejorar la productividad de los empleados.

Todo esto nos indica que las auditorías de cuentas son una herramienta esencial para garantizar la transparencia, la legalidad y la estabilidad financiera de toda empresa. Los expertos en contabilidad, aconsejan realizar una auditoría anual como mínimo, para mantener un control actualizado y reciente de todas las operaciones efectuadas y verificar que los registros contables, la actividad económica y financiera y el patrimonio empresarial, funcionan de forma eficiente y no existen problemas.

Por lo general, la auditoria más habitual es la que se realiza por profesionales externos a la empresa, es decir, la auditoría externa de las cuentas anuales. Esta revisión se lleva a cabo por un profesional cualificado y certificado que se encarga de comprobar que toda la documentación contable, cumple con lo que establece la normativa. Una vez, el auditor revisa toda la documentación, emite un informe.

Para solicitar una auditoria, hay que acreditar un interés legítimo y anticipar los fondos necesarios que permite  auditar las cuentas anuales individuales o consolidadas de una sociedad empresarial. Las sociedades anónimas o limitadas que no tienen obligatoriedad de hacer auditorias, pueden solicitar una auditoria al registro mercantil de su provincia.

En la actualidad, la nueva ley de auditoría de cuentas (LAC) tiene como finalidad recuperar la confianza de los usuarios respecto a la información económico financiera de la empresa y reforzar la calidad e independencia de las mismas.

Esta nueva ley afecta principalmente a las Entidades de Interés Público aunque ampara a todas las empresas.

Ejecución de una auditoría de cuentas

Hacer una auditoría de cuentas, puede no ser igual para todas las empresas. Estos procesos, pueden variar según la actividad empresarial y el alcance del propio análisis que requiere la empresa. Si nos encontramos ante una auditoría contable completa, el alcance de la misma será analizar la totalidad de la situación financiera de la empresa, para lo cual, es necesario seguir una serie de pasos que vamos a ver a continuación.

En primer lugar, es fundamental que el auditor realice una valoración global de la empresa. Esta valoración general, ayudara a comprender el funcionamiento de la empresa y como se desarrolla su actividad. En esta primera fase se incluye una evaluación de la estructura organizativa y la misma cultura empresarial, un análisis de las diferentes áreas y el impacto total de la actividad que realiza la empresa en conjunto.

Para lograr esa radiografía completa de la empresa, hay que recopilar toda la información necesaria mediante encuestas, seguimiento o entrevistas con el personal que forma parte de la empresa. En esta etapa puede requerirse una revisión sobre las políticas y procedimientos de la empresa, evaluación de los sistemas informáticos y los registros y forma de ejecución.

Recabada toda esta información, es momento de realizar un análisis detallado de la empresa. Esto conlleva una comprobación de las cuentas sobre los estados financieros, los registros contables y la identificación de las áreas que presenten problemas. El objetivo de esta segunda fase es hacer una identificación clara sobre los riesgos y las áreas a mejorar.

El siguiente paso, consiste en la inspección. Uno de los más importantes dentro de la auditoría pues se basa en el control y análisis de los inventarios, enfocándose en el seguimiento de los activos y el estado del patrimonio empresarial. Requiere revisar todos los registros de inventario, saldos de las cuentas bancarias, activos financieros, bienes materiales, etc.

Una cuarta fase es la validación. En ella, el auditor busca la confirmación de diferentes ratios o resultados de la empresa y puede incluirse en ella la verificación de los registros contables y financieros.

Durante la fase de evaluación se observan minuciosamente las operaciones que la empresa lleva a cabo de forma diaria, así como los procesos de trabajo que se desarrollan a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de la misma. Para llevar a cabo la evaluación de forma adecuada, es necesario conocer las políticas de la empresa y evaluar las tareas contables y de tesorería.

Pasados estos puntos, nos encontramos en la última fase de la auditoría. Este último paso, se denomina certificación y conlleva la presentación de las conclusiones que muestran al empresario los puntos fuertes y débiles de la empresa que ha sido sometida a una auditoría. Esta certificación puede igualmente incluir las correspondientes recomendaciones, dirigidas a mejorar la salud financiera de la empresa.

En resumen, el objetivo principal de realizar una auditoría es verificar que existe la concordancia necesaria entre los registros contables y la actividad que realiza la empresa. Una vez concluye la auditoria, el auditor, debe elaborar un informe en el que se incluyan, a grandes rasgos, toda la información recopilada y la comparación con los registros existentes.

Deben detallarse el grado de transparencia, la veracidad y el orden de la empresa. En términos generales, una auditoría, debe cumplir los siguientes objetivos:

  • La verificación de las cuentas anuales en concordancia con la legislación vigente.
  • La evaluación del desempeño y la gestión de la actividad contable.
  • La verificación de la transparencia de cada una de las cuentas y los registros contables de la empresa.
  • La constatación de las buenas prácticas realizadas durante el desarrollo de los procesos contables, resaltando la independencia y la ética del personal contable.

Aunque no es obligatoria para todas las empresas, pues deben cumplir con una serie de requisitos para ello, hacer auditorías internas, es una excelente manera de mantener la salud financiera de las empresas.

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