¿Cómo emitir tu primera factura? Tanto si eres un empresario individual como si trabajas por cuenta propia, te aplican normas similares. Descubre qué información debe incluirse en una factura, cómo establecer la fecha de vencimiento y qué debes tener en cuenta. También incluimos un ejemplo de factura y un consejo sobre una herramienta para que puedas probar tu primera factura de inmediato.
¿Qué es una factura y por qué es importante?
Una factura es un documento contable mediante el cual un proveedor factura a un cliente bienes o servicios. Contiene información sobre lo entregado, su precio, cómo y cuándo debe pagarse. El término «factura», se utiliza habitualmente en las relaciones comerciales y fiscales.
Para un empresario individual, y en general para cualquier trabajador autónomo, las facturas emitidas sirven como documentos oficiales de sus ingresos, necesarios para la tramitación de la declaración de la renta. Una factura no solo facilita el seguimiento de los flujos financieros, sino que también garantiza que todos los ingresos se registren y declaren correctamente, de acuerdo con la normativa fiscal.
¿Quién está obligado a emitir factura?
Por ley, todo empresario que venda bienes o preste servicios debe emitir una factura. Esta norma se aplica tanto a autónomos como a personas físicas y jurídicas que operen con una licencia comercial.
Cabe destacar que la factura es vinculante, es decir, el importe indicado en ella debe ser pagado por el destinatario. Las únicas excepciones son los casos en que ambas partes acuerden cancelar el pago. Una vez emitida la factura, está prohibido modificarla de cualquier manera.
¿Qué información debe incluir la factura? Depende de quién la emita
Los requisitos obligatorios de una factura se establecen en el Código Civil. Sin embargo, si eres contribuyente del IVA, el contenido de las facturas debe regirse por la Ley del IVA.
Para saber qué información deben contener tus facturas, aclara en qué categoría te encuentras como empresario individual:
- No contribuyente del IVA que no lleva contabilidad.
- No contribuyente del IVA que lleva contabilidad.
- Contribuyente del IVA.
Un nuevo trabajador autónomo no está obligado a llevar contabilidad. Se le considera en la primera categoría: un no contribuyente del IVA que no lleva contabilidad.
Requisitos obligatorios de factura para contribuyentes no sujetos al IVA que no llevan contabilidad (para emprendedores de nueva creación)
Información requerida por ley en la factura
- Nombre y apellido.
- Domicilio social de la empresa o particular (dirección de facturación).
- Identificación.
- El nombre del registro en el que está inscrito (registro mercantil).
Datos adicionales recomendados (para mayor claridad y control)
- Una declaración de que el proveedor no es contribuyente del IVA.
- Detalles del cliente (los mismos que los detalles del proveedor anteriores).
- Designación verbal y numérica del documento (por ejemplo, Factura 05072022).
- Descripción de los bienes o servicios.
- Importe total o en detalle (precio por unidad de medida e indicación de cantidad).
- Fecha de emisión de la factura.
No olvides añadir también los detalles de pago.
- número de cuenta,
- símbolo variable,
- fecha de vencimiento.
4 formas de emitir una factura de forma rápida y sencilla
- En el papel, este método tradicional ahora está obsoleto y es largo, pero una factura rellenada a mano sigue siendo un documento válido.
- En Word o Excel, puede emitir una factura en estos programas, pero es un proceso lento y pueden producirse errores al copiar las plantillas. Además, debe estar al tanto de todos los cambios legislativos.
- En un programa de contabilidad, este software permite no solo emitir facturas, sino también llevar registros contables, nóminas y otras agendas.
- En un servicio de facturación en línea, si tienes una pequeña empresa, no necesitarás un programa de contabilidad. La solución más adecuada es emitir facturas en un servicio de facturación en línea.
Fecha límite de emisión de facturas
Si estás iniciando tu negocio, probablemente no esté sujeto al IVA. En ese caso, se te aplican normas más sencillas.
- Quienes no pagan IVA no tienen una fecha límite específica para emitir una factura. Sin embargo, se recomienda emitirla lo antes posible tras la entrega del bien o servicio. No es necesario indicar el IVA ni la fecha de entrega imponible.
- El sujeto pasivo del IVA está legalmente obligado a emitir una factura dentro de los 15 días siguientes a la fecha, es decir, desde la fecha de entrega de los bienes o servicios.
- Atención: La fecha límite de emisión de una factura no se puede confundir con la fecha límite de vencimiento de la factura: el vencimiento determina el período en el que se debe pagar una factura ya emitida.
Cómo establecer fechas de vencimiento de facturas
Según la Ley de Comercio, las facturas vencen en un plazo de 30 días.
Sin embargo, si estás a punto de crear su primera factura, puede resultarte más práctico elegir un plazo más corto, por ejemplo, 7 o 14 días. Muchos autónomos minimizan así el riesgo de retraso en el pago. Es importante fijar la fecha de vencimiento con claridad e indicarla directamente en la factura y en las condiciones contractuales.
También es recomendable que los nuevos clientes soliciten un depósito para cubrir parte de los costos antes de la entrega del servicio o los bienes. También es recomendable establecer un procedimiento previo para pagos atrasados, por ejemplo, el cobro de intereses de demora o una tarifa fija.
Los expertos de ERPLoop, donde se puede comprar este programa de facturación recomiendan a los emprendedores: La normativa legal general define los intereses de demora por un importe que usted, como proveedor, puede aplicar automáticamente, sin previo acuerdo con el cliente. Desviarse de este importe solo es posible mediante un acuerdo contractual con el socio comercial.
¿Puede prescribir una factura?
Sí, se puede. Si el cliente no te paga, por supuesto, puedes recuperar tu dinero, por ejemplo, mediante un recordatorio, un acuerdo o incluso mediante un proceso judicial. Sin embargo, ten en cuenta que el plazo de prescripción, que suele ser de 3 años, empieza a correr a partir de la fecha de vencimiento de la factura.
Una vez vencido el plazo de prescripción, aún puedes cobrar la deuda, pero el deudor podría oponerse a la prescripción. En ese caso, el tribunal desestimará su reclamación y probablemente no recuperarás tu dinero.
¿Cuáles son los tipos de facturas?
Independientemente de si paga o no el IVA, como autónomo puede encontrarse con cuatro tipos de facturas :
1. Factura anticipada
Se utilizas un pagaré cuando se necesita una parte del dinero del cliente por adelantad. Un pagaré no es un documento contable ni fiscal (no incluye IVA ni se registra en el sistema contable); solo sirve como solicitud de pago.
2. Factura proforma
Una factura proforma funciona igual que una factura anticipada, pero exige el pago total . Por ejemplo, si imparte un curso de fotografía y exige el pago por adelantado, emitiría una factura proforma a sus participantes. Esta factura tampoco es un documento fiscal ni contable.
El pago por adelantado y la factura proforma a menudo se consideran sinónimos.
3. Factura de facturación
Si has emitido facturas anticipadas o una factura proforma a un cliente, deberás enviar también una factura de liquidación. Esta ya constituye un documento contable (y, en el caso de los contribuyentes del IVA, un documento fiscal) y se registra en el sistema contable.
4. Factura correcta o regular
Una factura regular es el tipo básico de factura. Generalmente, la emite un empresario individual al finalizar un pedido o entrega de bienes (si no emite facturas anticipadas o proforma). Una factura regular sirve como documento contable y, en el caso de los contribuyentes del IVA, también como documento fiscal.
Cómo cancelar una factura
Si la transacción acordada falla, pero ya ha emitido una factura válida, no la elimines. Debes cancelarla y emitir una nota de crédito. Esta es una factura negativa. Gracias a ella, tu contabilidad mostrará que el importe del servicio ofrecido se ha reembolsado o que no lo ha recibido y ya no lo espera.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, al presentar una reclamación sobre bienes o servicios. Además, ten cuidado al corregir la base imponible en una nota de crédito.
